Conform de statuten d.d. …
Algemene bepalingen
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.
Leden
Artikel 2
Leden worden naar Artikel 4 van de Statuten als volgt ingedeeld:
1. Onder leden worden voor in dit reglement verstaan:
a) seniorleden;
b) juniorleden;
c) niet sportende leden met een vrijwilligersfunctie;
d) ereleden;
e) leden van verdienste.
2. Leden kunnen alleen zijn: zij die instemmen met de statuten en het doel van de vereniging c.q. voor buitengewone leden: zij van wie de ouders dan wel voogden daarmee instemmen. Voorts dienen zij zich te houden aan de bepalingen in de Statuten.
Lidmaatschap
Artikel 3
1. Wie lid van de vereniging wenst te worden, meldt dit schriftelijk (of via de website) aan het secretariaat van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier.
2. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor de duur van één boekjaar en wordt zonder schriftelijke opzegging automatisch verlengd.
Het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni.
3. Opzegging van het lidmaatschap moet schriftelijk geschieden en dient voor 30 mei – voorafgaand aan het nieuwe boekjaar – door de secretaris te zijn ontvangen.
4. Opzeggingen die na 30 mei worden ontvangen, worden pas per het daaropvolgende boekjaar verwerkt.
5. Na ontvangst van de opzegging stuurt de secretaris een bevestiging.
Toelating
Artikel 4
1. Om lid te kunnen worden van de vereniging KSV Haarlem moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
a) Indien er sprake is van overgang van een aan de KNSB aangesloten kunstrijvereniging naar KSV Haarlem, dient het lid afkomstig van de andere vereniging een ondertekend overgangsformulier te overhandigen bij zijn inschrijving. Een vereniging kan/mag deze pas afgeven als alle financiële verplichtingen t.o.v. vereniging en/of trainers zijn voldaan. Wijziging van de vereniging op de wedstrijdlicentie zal pas worden geaccepteerd op het moment dat alle verplichtingen aan de oude vereniging zijn voldaan en het overgangsformulier is ondertekend. Het hiervoor bestemde formulier is te vinden op https://knsb.nl/kunstrijden/uitstroom/overgang-van-vereniging-bij-kunstrijden/ ;
b) Men dient akkoord te gaan met het door KSV Haarlem aangeboden trainingspakket (b.v. trainingsuren, droogtrainingen, indeling trainingsniveau, toegewezen trainer(s));
c) Met dient akkoord te gaan met het lidmaatschap, de statuten, het huishoudelijk reglement en het nakomen van de hierbij horende financiële verplichtingen ;
d) Er kan geen ander geldend lidmaatschap bij een KNSB aangesloten vereniging zijn. Bij een al bestaand KNSB lidmaatschap is het wel mogelijk gastrijder bij KSV Haarlem te worden;
2. Voor minderjarige leden geldt dat dit de gedragsregels in dit huishoudelijk reglement ook gelden voor de ouders / verzorgers ;
3. Ouders van minderjarige leden of andere toeschouwers bij de lessen die zich niet houden aan de gedragsregels in dit huishoudelijk reglement kan de aanwezigheid rond het ijs worden geweigerd tijdens en rondom de lessen.
Algemene regels
Artikel 5
1. Het bestuur regelt de ijshuur en biedt een aantal pakketten aan ten behoeve van de leden en uitsluitend ten behoeve van kunstrijden op de schaats. Ook zijn nevenactiviteiten die verband houden met de sport of seizoenen mogelijk.
2. Het bestuur bepaalt wie als trainers op het ijs staan .
3. Door lid te worden, zonder expliciet hierover bezwaar te hebben, stemmen leden ermee in dat hun afbeelding en naam op de website en voor promotiedoeleinden van de club gebruikt kan worden
a) Indien leden hier bezwaar tegen hebben, kan dit op het digitale inschrijvingsformulier worden aangegeven.
4. KSV Haarlem conformeert zich aan de gedragscode die de KNSB heeft uitgevaardigd en die regels en aanbevelingen geeft waaraan trainers, coaches en begeleiders (dat wil zeggen: allen die zich inspannen als facilitair, sportorganisatorisch en bestuurlijk kader) zich dienen te houden. Allen hebben de plicht om alles te doen wat de geestelijke, sociale en lichamelijke integriteit van de sporter kan waarborgen en alles na te laten wat die integriteit schade kan berokkenen. Zie voor deze code: www.KNSB.nl. In de code wordt bij het werkingsgebied ook nadrukkelijk vermeld dat de code ook geldt voor andere betrokkenen zoals familieleden en medesporters. KSV Haarlem verwacht van alle bovengenoemden dat de integriteit zoals verwoord in de gedragscode wordt nageleefd
5. Het bestuur bepaalt het lesrooster en indeling/tijdstip activiteiten.
Inschrijving van lessen
Artikel 6
1. Het seizoen is momenteel opgebouwd uit verschillende perioden, te weten;
a) het reguliere winterseizoen in Haarlem en in geval van schaarste aan ijs; ijsmogelijkheden elders;
b) het reguliere zomerseizoen in Haarlem/Alkmaar en ingeval van schaatste aan ijs; ijsmogelijkheden elders;
c) zomerkamp
d) Patch ijs op ad-hoc basis;
2. Bij inschrijving bepaalt de technische commissie voor welke lessen een lid kan inschrijven. Hierbij wordt het trainingsniveau van het lid en de beschikbaarheid / capaciteit van de les in overweging genomen;
3. Verandering van niveau (jeugd -> talentgroep -> selectie ->) kan enkel op uitnodiging van de technische commissie.
4. Inschrijving voor een les is doorlopend over de seizoenen, dat wil zeggen over de gehele seizoenen.
5. MIF/SHOW training kan pas worden afgenomen bij minimaal 2 reguliere ijstrainingen
Regels voor de trainingen
Artikel 7.
1. Rijders dienen bij de aanvang van de training op het ijs te staan.
2. Trainingen vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de trainer.
3. Leden mogen geen eigen trainer meenemen, tenzij vooraf toestemming vanuit het bestuur is verleend voor een les.
4. Leden zonder trainer mogen het ijs niet betreden, tenzij vooraf toestemming vanuit het bestuur is verleend voor een les.
5. Van de rijders wordt verwacht dat ze tijdens de trainingen leergierig zijn, werklust tonen, een positieve instelling hebben, respect voor de aanwezige trainers/choreografen hebben en respectvol omgaan met medesporters.
6. In verband met de veiligheid gelden de volgende regels. Bij het niet opvolgen van deze instructies kan de toegang tot het ijs worden ontzegd.
a) rijders mogen niet het ijs op gaan indien er nog geen trainer aanwezig is;
b) Rijders die hun kür rijden hebben voorrang; van alle rijders wordt dan ook verwacht dat ze kunnen herkennen dat er een kür wordt verreden;
c) Na een val moet men zo snel mogelijk opstaan en uit de weg gaan voor andere rijders;
d) Handschoenen zijn verplicht om te dragen met uitzondering tijdens het rijden van de kür;
e) (Half)Lang haar dient vastgebonden te zijn in een staart of knot of anderszins;
f) Ervaren rijders hebben de plicht minder ervaren rijders te ontzien/voorrang te geven/niet te belasten;
g) Minder ervaren rijders dienen getraind te worden, tijdens les maar ook in theorie, mbt het inschatten en voorkomen van gevaarlijke situaties (voor de voeten rijden/stilstaan in het midden, etc.);
h) Leden helpen elkaar indien zich issues voordoen ;
i) Moedwillig verstoren wordt niet geaccepteerd;
j) Rijd(st)ers nemen de tijd voor een zelfstandige warming-up;
k) Indien er sprake is van een blessure waardoor een rijders niet volledig aan een training mee kan doen, dan dient de rijder dit voorafgaand aan de training met de trainer te bespreken;
l) Als de eigen trainer er niet is, moeten instructies van andere trainers opgevolgd worden;
m) Ouders / verzorgers mogen naast de boarding staan om de lessen van hun kind(eren) te volgen, mits de lessen niet verstoord worden. Als dit wel gebeurt, zal er in eerste instantie een waarschuwing worden gegeven. Bij de volgende interruptie zal het volgen van de lessen naast de boarding worden geweigerd;
n) Indien ouders / verzorgers met een trainer iets willen bespreken kunnen zij dit na de les doen. Tijdens de trainingen is er geen contact tussen trainers en ouders / verzorgers, afgezien van calamiteiten;
7. Als je jarig bent, mag je aan het einde van de training trakteren.
8. Indien rijd(st)ers zich naar de mening van een trainer niet naar behoren gedraagt kan hij/zij door de trainer van de training worden verwijderd. Redenen voor directe verwijdering zijn:
a) Aanwijzingen van de trainer niet opvolgen naar de maatstaven van trainer en/of bestuur;
b) Hakken in het ijs of schoppen tegen de boarding;
c) Schelden of asociaal gedrag naar de maatstaven van trainer en/of bestuur;
d) Handelen in strijd met de regels naar de maatstaven van trainer en/of bestuur;
e) Indien een rijder twee maal van het ijs is verwijderd kan het bestuur besluiten om de rijder voor een bepaalde periode de toegang tot de trainingen te ontzeggen;
f) Bij een volgende verwijdering van het ijs heeft het bestuur het recht om het lidmaatschap van de rijder te beëindigen;
g) Als de ijsmeester aangeeft met het dweilen van de baan te beginnen, dienen alle rijders en trainers onmiddellijk het ijs te verlaten
Inschrijving voor testen en wedstrijden
Artikel 8.
1. Na overleg met de wedstrijdcommissie kunnen rijders zich voor wedstrijden en/of testen inschrijven door middel van een online inschrijfformulier http://www.ksvhaarlem.nl/aanmelden-wedstrijden-knsb-testen/, waarmee de rijder zich verplicht tot betaling van het inschrijfgeld.
2. Het inschrijfformulier dient ten minste 1 week voor de sluitingstermijn bij de wedstrijdsecretaris te zijn ontvangen.
3. De inschrijving voor testen dient uiterlijk 1 week voor de sluitingstermijn bij de wedstrijdsecretaris te zijn ontvangen.
4. Indien een rijder zich terugtrekt voor een test of een wedstrijd nadat de sluitingstermijn heeft plaatsgevonden, is restitutie niet meer mogelijk.
Contributie en lesgelden e.d.
Artikel 9.
1. De jaarlijkse contributie, zoals deze door de algemene vergadering is vastgesteld, dient bij vooruitbetaling te worden voldaan in een door het bestuur aangegeven aantal termijnen. Bij het niet naleven van deze verplichting, kan het bestuur het desbetreffende lid uitsluiten van deelname aan wedstrijden en vervolgens het lidmaatschap opzeggen.
2. De contributie bestaat uit het lidmaatschapsgeld en KNSB kosten.
3. Lesgeld bestaat uit de kosten voor het ijs en trainersvergoeding.
4. Voor inschrijving voor evenementen, wedstrijden en testen worden kosten apart in rekening gebracht.
Betalingen
Artikel 10.
1. De betaling van de contributie, lesgelden en overige kosten dient te gebeuren als aangegeven in artikel 9 (Contributie, lesgelden, e.d.).
2. Betaling geschiedt middels Ideal, automatische incasso of in termijnen door middel van automatisch incasso.
3. Evenementen, wedstrijden en testen worden maandelijks geïncasseerd voor de kosten gemaakt in desbetreffende maand.
4. Restitutie van de contributie –met uitzondering van het contributiegeld– geschiedt slechts met toestemming van het bestuur en vindt plaats in gevallen van overmacht zoals:
a) Overlijden;
b) Lichamelijk letsel door ongeval of ziekte, waardoor voor een periode van meer dan 4 weken niet geschaatst kan worden (over de eerste vier weken vindt geen restitutie plaats);
c) Verhuizingen naar het buitenland;
d) Bij onvrijwillige inkomensdaling van leden of verzorgers van leden, die niet meer in staat zijn de contributie te voldoen;
e) Restitutie bedraagt maximaal 50% van de lesgelden en de kosten voor het ijs. Bij individuele gevallen kan het bestuur afwijken van deze 50%. Het lidmaatschapsgeld kan niet worden gerestitueerd.
5. In geval van niet–tijdige betaling van de contributie kan het bestuur de aan het lidmaatschap verbonden levering van lessen en/of de toegang tot het ijs opschorten.
6. Betalingsachterstand:
a) Is 4 weken na het verlopen van de betalingstermijn niet aan de betalingsverplichting voldaan, dan volgt automatisch opschorting van toegang tot het ijs en of de lessen. Het lid wordt door de penningmeester hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. De plicht tot betaling blijft bestaan.
b) Wij zullen hiervoor extra administratie kosten inrekening brengen van €45,-, indien er na 2 weken nog geen betaling is verricht zullen wij een incassobureau inschakelen.
c) Is 12 weken na het verlopen van de betalingstermijn niet betaald, dan volgt opzegging van het lidmaatschap door het bestuur. Ten minste één week voor opzegging wordt het lid door de secretaris op de hoogte gesteld. Indien het lidmaatschap door het bestuur is opgezegd, heeft het lid geen toegang meer tot de Algemene Leden Vergadering (ALV) en verliest hij/zij het stemrecht. De plicht tot betaling blijft ook in dit geval bestaan.
7. Leden of ouders/verzorgers mogen zelfstandig afspraken maken en betalingen verrichten aan trainers / choreografen / docenten. Het bestuur kan besluiten van deze regel in bepaalde gevallen af te wijken.
Beëindiging lidmaatschap
Artikel 11.
1. Het lidmaatschap eindigt:
a) door overlijden van het lid;
b) door opzegging door het lid;
c) door opzegging door de vereniging;
d) door ontzetting
2. Een lid zegt schriftelijk zijn lidmaatschap op bij het secretariaat van de vereniging in overeenstemming met Artikel 10.3 van de Statuten.
3. Een lid dat opgezegd heeft of ontzet is, heeft geen recht op teruggave van reeds betaalde contributie, doch is verplicht eventuele achterstallige contributie te voldoen tot en met het verenigingsjaar waarin het lidmaatschap wordt beëindigd.
Mutaties
Artikel 12.
1. De leden dienen adreswijzigingen en andere mutaties tijdig schriftelijk of per e-mail te melden aan de secretaris.
2. Aanleveren van mutaties dient schriftelijk te gebeuren door middel van een ondertekend mutatieformulier of via de mail aan de secretaris van de vereniging.
Verhindering / verzuim
Artikel 13.
1. Indien een lid niet deel kan nemen aan een training moet dit vooraf worden afgemeld bij de secretaris.
2. Indien een lid niet deel kan nemen aan een wedstrijd of test moet dit vooraf worden afgemeld bij de wedstrijdsecretaris.
Inhalen / ruilen van trainingen en lessen
Artikel 14.
1. Gemiste lessen door wedstrijden of testen mogen binnen het seizoen worden ingehaald, nadat de wedstrijd of test heeft plaatsgevonden.
a) Per seizoen mag een lid 5 gemiste lessen – buiten de lessen gemist door wedstrijden en testen – inhalen;
b) De gemiste les moet minimaal 24 uur voor de les zijn afgemeld bij de secretaris;
2. Er vindt geen restitutie plaats voor gemiste lessen.
Verandering lidmaatschap
Artikel 15.
1. Leden die na verloop van tijd niet meer in staat zijn ten volle aan het verenigingsleven deel te nemen, maar de band met de vereniging willen bewaren, kunnen op verzoek in de categorie niet-spelende leden worden ingedeeld. Op bijzondere dagen zal hun de gelegenheid worden geboden (zo mogelijk) aan shows en/of wedstrijden deel te nemen.
Bestuur
Artikel 16.
1. Het bestuur wordt gekozen en functioneert krachtens de Artikelen 12.1 t/m 16.9 van de Statuten.
2. Het bestuur omvat de functies van:
a) voorzitter;
b) secretaris;
c) penningmeester;
d) overige bestuursleden
3. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon verenigd worden
4. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de vereniging en nemen alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld.
5. Bestuursleden doen alles wat nodig is om een goede gang van zaken in het verenigingsleven te bevorderen. Tot hun voornaamste werkzaamheden behoren:
6. Voor de voorzitter:
a) het stimuleren van de volle ontplooiing van het verenigingsleven;
b) het leiden van de volle ontplooiing van het verenigingsleven;
c) het toezicht houden op de uitvoering van alle genomen besluiten;
d) het vertegenwoordigen van de vereniging in en buiten rechte; waaronder aanwezig zijn bij plaatselijk / regionaal / landelijk overleg;
e) het leiden van het dagelijks bestuur.
7. Voor de secretaris
a) het in overleg met de voorzitter/penningmeester opstellen van de agenda voor een bestuursvergadering en algemene vergadering;
b) het vastleggen van het besprokene op bestuurs- en algemene vergaderingen in een notulenboek en/of het voordragen van een notulist hiervoor;
c) het maken van een verslag over het geëindigd verenigingsjaar het voeren van correspondentie en archiveren daarvan van alle door hem ontvangen en verzonden brieven, voor zover dit niet behoort tot de taak van een ander bestuurslid;
d) het aanschrijven van de leden voor de algemene vergaderingen; . het aankondigen van vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen;
e) het beheren van het verenigingsarchief;
f) Het opstellen van een jaarverslag;
g) de ledenadministratie;
h) het schriftelijk mededelen van een schorsing of ontzetting, als bedoeld in artikel 10 van de statuten.
2. Voor de penningmeester:
a) het beheren van de verenigingsfinanciën en het aantekenen van de ontvangsten en uitgaven;
b) het (doen) innen van de contributies, donaties en andere inkomsten van de vereniging, eventueel tegen afgifte van een getekende kwitantie;
c) het uitbrengen van een financieel verslag over elk verenigingsjaar;
d) Doet voorstellen aan het bestuur voor de hoogte van de contributies en abonnementen
e) het meewerken aan controle door de kascontrolecommissie volgens Artikel 16.5 van de Statuten;
f) het bewaren van de bescheiden zoals bedoeld in Artikel 16.8 van de Statuten, gedurende zeven jaren;
g) het opmaken van een begroting voor het volgende verenigingsjaar.
3. Voor de overige bestuursleden:
a) het met raad en daad terzijde staan van het dagelijks bestuur;
b) het vervullen van door het bestuur toegekende taken. 4. Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is, doch tenminste twee keer per jaar.
5. Alle besluiten binnen het bestuur worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
6. Bestuursleden zijn na aftreden herkiesbaar, tenzij zij zelf aangeven niet herkozen te willen worden.
7. Voor de zittingstermijn van bestuursleden wordt een rooster van aftreden bijgehouden. Maximale zittingstermijn van een bestuurslid is 3 x 3 jaren (3 termijnen)
8. Aankopen voor de vereniging geschieden alleen in overleg met het bestuur. Tot aankoop wordt slechts dan besloten, indien de penningmeester c.q. het bestuur dit financieel verantwoord acht.
Technische commissie
Artikel 17.
1. De Technische commissie bestaat uit mimaal 1 trainer en 1 bestuurslid.
2. De Technische commissie bepaalt de indeling van de trainingsgroepen, de samenstelling van het trainingsprogramma en welke rijders uitgenodigd worden voor wedstrijden en testen.
3. De genoemde indeling geschiedt op basis van het niveau van de rijd(st)ers waarbij groepen geen gelijke omvang hoeven te hebben. Gedurende het seizoen kan de Technische commissie rijd(st)ers in een andere groep indelen.
4. Een besluit van de Technische commissie dat ingrijpende wijzigingen van het trainingsprogramma of financiële consequenties heeft, dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur.
Wedstrijdcommissie
Artikel 18.
1. De coördinator wedstrijdcommissie heeft tot taak voor het het verzorgen van inschrijvingen voor wedstrijden, het organiseren van de jury voor wedstrijden, het verwerken van wedstrijduitslagen en het onderhouden van contacten en bijwonen van vergaderingen met andere organisaties.
Accountant
Artikel 19.
1. De vereniging kan opdracht tot onderzoek van de jaarrekening verlenen aan een accountant bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (artikel 16.4 van de Statuten). Tot het verlenen van de opdracht aan de accountant is de algemene vergadering bevoegd. Gaat deze daartoe niet over, dan is het bestuur bevoegd. De accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur, en geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening. Indien aan een accountant opdracht tot onderzoek van de jaarrekening is verleend, is het bestuur verplicht hem ten behoeve van zijn onderzoek alle door hem gevraagde inlichtingen te verschaffen, hem desgewenst de kas en de waarden te vertonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
Klachtenbehandeling
Artikel 20.
1. Klachten met betrekking tot de Vereniging dienen schriftelijk (per brief of email) gemeld te worden aan het bestuur. Klachten die niet schriftelijk worden ingediend, worden niet in behandeling genomen en worden geacht niet te zijn ingediend.
Algemene Ledenvergadering (ALV)
Artikel 21.
1. Jaarlijks wordt uiterlijk 6 maanden na het einde van het boekjaar een algemene ledenvergadering (ALV) gehouden. Het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 mei van het daaropvolgende jaar.
2. Alle leden hebben toegang tot de ALV, tenzij een lid is geschorst. De Voorzitter kan tevens toegang verlenen aan andere personen.
3. Op de Algemene Leden Vergadering kunnen alleen besluiten worden genomen over voorstellen die op de agenda staan.
4. Het bestuur kan naast de jaarlijkse ALV voor specifieke onderwerpen een buitengewone ALV organiseren.
5. Een tiende gedeelte van het aantal stemmen dat in een voltallige algemene vergadering kan worden uitgebracht van de vereniging kunnen samen het bestuur oproepen om een ALV te organiseren. Bij een dergelijk verzoek dient het bestuur binnen 4 weken de ALV te houden.
Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement
Artikel 22.
1. Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene Leden Vergadering, indien dit bij de uitnodiging voor deze vergadering is vermeld en het wijzigingsvoorstel bij de stukken is gevoegd.